Software de Gestión para Academias: Automatiza Matrículas, Cuotas y Asistencia en una Sola Plataforma
Gestiona matrículas por grupo y aula, cobra las mensualidades recurrentes en la fecha exacta y controla la asistencia de cada alumno clase a clase, con comunicación directa a padres y profesores desde la misma ficha.
Soluciones para Academias
Optimiza la operativa de tu negocio con herramientas de gestión profesional
Automatización de Cuotas Recurrentes
Control de Asistencia Digital
Planificación de Calendarios y Aulas
Metodología de Implementación
Cómo funciona Atlyo Academias: De la gestión manual a la automatización total
Implementar Atlyo en tu centro educativo no es solo instalar un programa, es transformar tu modelo operativo. Nuestro software de gestión para academias está diseñado para eliminar los cuellos de botella administrativos en cuatro fases críticas:
Configuración de la Estructura Educativa
El primer paso es la digitalización de tu oferta. Defines tus cursos, niveles, tarifas y horarios. Atlyo permite crear categorías flexibles, ya sean cursos intensivos, mensualidades fijas o paquetes de horas. Al configurar tus aulas físicas o virtuales, el sistema establece los límites de capacidad para evitar el sobrecupo y optimizar el uso de cada metro cuadrado de tu centro.
Alta de Alumnos y Gestión de Matrículas
Olvida los formularios en papel. Desde el backoffice de Atlyo, tu equipo da de alta a nuevos alumnos en segundos: asigna el curso, establece la tarifa y el sistema genera automáticamente la primera factura. El sistema vincula al alumno con su curso y profesor, notificando instantáneamente a todas las partes interesadas. Si contratas la web de Atlyo (incluida en Business, opcional en Starter/Pro), los propios alumnos pueden completar su inscripción desde cualquier dispositivo.
Ciclo Operativo Diario y Control de Asistencia
El día a día se simplifica con la herramienta de control de asistencia alumnos. El profesor, desde su tablet, marca las presencias en segundos. Esta información alimenta el seguimiento del alumnado en la plataforma, permitiendo detectar patrones de ausentismo tempranamente. Paralelamente, la planificación docente se mantiene actualizada, evitando conflictos de horarios y asegurando que cada clase tenga el recurso humano y material asignados.
Cierre Financiero y Recaudación Automática
La magia ocurre al final del mes. El software de administración de escuelas procesa la facturación recurrente mensual. Emite los recibos electrónicos cumpliendo la normativa fiscal y ejecuta los cobros mediante cobros recurrentes automatizados. Ya no tienes que perseguir alumnos por impagos; Atlyo identifica los errores de cobro y te permite enviar recordatorios personalizados via WhatsApp o Email, profesionalizando la gestión de cobros.
Casos de Uso
Soluciones adaptadas a tu día a día
Academias de Idiomas
En los centros de idiomas, la complejidad reside en la gestión de niveles (A1, B2, C1) y la dinámica de grupos mixtos. Atlyo permite segmentar alumnos por niveles y gestionar la transición entre cursos de forma automatizada. La organización de horarios profesores es clave aquí, ya que un mismo docente suele impartir diversos niveles en horarios compactos. Con nuestra herramienta, el control de asistencia y el seguimiento de progresos se integran en la ficha del alumno, facilitando la comunicación con los padres sobre la evolución del aprendizaje.
Centros de Apoyo Escolar y Clases Particulares
Para los centros de refuerzo, el desafío es la flexibilidad horaria y la gestión de tutorías individuales. Atlyo optimiza la agenda interactiva permitiendo reservas rápidas de slots horarios y asignación de tutores específicos. La automatización de cobros es fundamental en este modelo, donde las cuotas pueden variar según el número de horas semanales. El sistema permite emitir facturas precisas basadas en la asistencia real, reduciendo las disputas comerciales y asegurando que cada hora impartida sea cobrada correctamente.
Escuelas de Música y Centros de Arte
El control de recursos físicos, como salas de ensayo o pianos, es crítico en las escuelas de arte. Atlyo no solo gestiona al alumno y al profesor, sino que asigna la "aula" o "recurso" específico, evitando colisiones. La gestión de matrículas online facilita la inscripción en talleres cortos o cursos anuales, mientras que la comunicación directa via WhatsApp permite avisar de cambios de última hora en el aula o el profesor, mejorando la experiencia del alumno y la imagen de profesionalidad del centro.
Academias de Oposiciones y Formación Profesional
Estos centros manejan volúmenes masivos de alumnos en periodos intensivos. La digitalización de centros de formación es vital para procesar altas masivas y emitir certificados de asistencia rápidamente. Atlyo permite gestionar grupos grandes con un control de asistencia riguroso y un sistema de cobros recurrentes robusto que evita que la administración colapse durante los picos de inscripción. La capacidad de emitir reportes de asistencia detallados es esencial para cumplir con los requisitos de becas o subvenciones públicas.
Clientes que ya confían en Atlyo
Lo que dicen los que ya lo usan
"Por fin algo para gestionar mi negocio desde un mismo lugar y adaptado a móviles."
"Tengo una empresa de servicios caninos y esta aplicación me da todos los servicios en un mismo sitio todo en uno. Es increíble, recomendada 100%."
¿Ya usas Atlyo?
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Resolvemos tus dudas
Preguntas Frecuentes
¿Cómo se gestionan las mensualidades y cuotas de los alumnos?
Atlyo permite configurar el modelo de cuota de cada alumno (mensual, trimestral o por curso completo). El sistema genera automáticamente las facturas Verifactu y permite registrar los cobros mediante tarjeta (Stripe/Redsys), efectivo o transferencia con control de estados de pago.
¿Es posible gestionar la asistencia desde el móvil o una tablet?
Totalmente. Atlyo es una plataforma 100% cloud y responsive. Los profesores pueden acceder a su agenda desde cualquier dispositivo móvil y marcar la asistencia de los alumnos en tiempo real. Esto elimina la necesidad de papel y permite que la administración vea la ocupación de las aulas al instante.
¿Puedo gestionar varias sedes o centros educativos con una sola cuenta?
Sí, Atlyo está diseñado para escalar. Puedes gestionar múltiples sedes, cada una con sus propios profesores y aulas, manteniendo una visión global de la rentabilidad del grupo y una gestión segregada de la operativa diaria por centro.
¿Cómo ayuda el software a reducir los impagos de los alumnos?
La clave es la prevención y la rapidez. Al automatizar los cobros, eliminas el olvido del alumno. Además, puedes configurar recordatorios automáticos vía WhatsApp o email antes del vencimiento de la cuota, lo que reduce la tasa de impagos en hasta un 30% según nuestros datos de clientes.
¿Cómo se gestionan las altas y matrículas de nuevos alumnos?
Tu equipo gestiona las altas directamente desde el backoffice de Atlyo: selecciona el curso, asigna la tarifa y el sistema genera la primera factura automáticamente. Si contratas la web de Atlyo (incluida en el plan Business y opcional en Starter/Pro), los propios alumnos pueden además completar su inscripción de forma autónoma desde cualquier dispositivo.
¿Cómo consultan los profesores sus clases y horarios?
Atlyo es 100% web y responsive. Los profesores pueden consultar sus cursos asignados, horarios y listas de alumnos en tiempo real directamente desde su smartphone o tablet, mejorando la coordinación docente.
¿Cómo se gestionan los cambios de horario o la reprogramación de clases?
Gracias a la agenda interactiva, puedes mover una clase simplemente arrastrando el bloque de horario. El sistema validará automáticamente que el aula esté libre y el profesor disponible, y te permitirá enviar una notificación instantánea a los alumnos afectados.
¿El software cumple con la normativa RGPD para el tratamiento de datos de menores?
Absolutamente. Atlyo implementa los más altos estándares de seguridad y encriptación. Gestión de consentimientos informados, accesos restringidos por roles y almacenamiento en servidores europeos para garantizar el cumplimiento estricto del Reglamento General de Protección de Datos.
¿Qué pasa si necesito un soporte técnico rápido durante la época de matrículas?
Ofrecemos diferentes niveles de soporte. En nuestros planes Pro y Business, cuentas con soporte prioritario para resolver cualquier incidencia técnica en tiempo récord, asegurando que tu proceso de inscripción no se detenga ni un segundo.
¿Es difícil migrar mis datos desde un Excel o un software antiguo?
No. Contamos con herramientas de importación masiva de datos. Puedes subir tu listado de alumnos, profesores y cuotas mediante archivos CSV, y nuestro equipo de implementación puede ayudarte a limpiar y organizar la información para que empieces a operar en Atlyo en cuestión de horas.
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